Känner du att mötena du brukar gå på är sega? Tar de massa mental energi från dig och kollegorna? I så fall ska du nog fortsätta läsa. Här kommer nämligen hela nitton tips för effektivare möten!

Möten finns det gott om i världen och oavsett vad du jobbar med så dyker de upp emellanåt. Tråkigt nog är många av dem oerhört ineffektiva. Det skapar inte bara sämre produktivitet och resultat, utan riskerar också att sprida dålig stämning på jobbet.

Så nu får det vara nog! Jag har använt mina Google-skills och egna erfarenheter för att göra den ultimata listan med tips för effektivare möten:

1. Fundera på om mötet verkligen behövs

Möten är djupt rotade i vår vardag, både privat och på jobbet. Men försök att ifrågasätta dem! Kan det som du och kollegorna gör på mötena i själva verket göras på ett mycket smidigare sätt via mejl eller ett telefonsamtal? Svaret är förvånansvärt ofta “ja” på den frågan.

2. Sätt mål och agenda

Om du (eller någon kollega) trots allt kommit fram till att “jo, det här mötet behövs allt”, så ska mål och agenda sättas. Ska någon informera om något? Ska ni ta beslut? Eller handlar det om ett arbetsmöte, där ni tar fram olika förslag? Genom att sätta etiketter i form av information/beslut/brainstorming blir det tydligt vad mötet ska uppnå och vad deltagarna ska göra där.

3. Välj en passande plats

Alla möten behöver faktiskt inte ske runt ett bord, sittandes inomhus. Testa istället att stå upp, sitta i några avslappnade soffor/fåtöljer/saccosäckar eller att vara på ett café. Eller varför inte ta ett promenadmöte? Det är så klart inte alltid praktiskt möjligt, men försök byta miljö så ofta du och kollegorna kan för att ge inspirationen och produktiviteten en boost.

4. Var optimistisk med tiden

Boka inte in en timme bara för att det är förvalt i kalendern, utan sätt av den tid du och kollegorna tycker att mötet “får” ta. Pröva gärna att dra bort ytterligare lite tid! Vi människor har en fantastisk förmåga att anpassa oss och hinner mer än vi tror – om det är nödvändigt och bestämt från början.

5. Bjud inte alla

Att sitta på ett möte som inte berör ens egen arbetsroll på något sätt är hemskt och äter upp onödig tid. Så bjud inte slentrianmässigt in folk till olika möten. Ställ dig istället frågan: Vilka berörs av sakerna som ska tas upp och/eller kan bidra till att mötets mål uppnås? Bjud dem – och inga andra.

6. Se till att alla förbereder sig

“Förberedelse är A och O” är ett slitet uttryck, men det stämmer verkligen för möten. Särskilt beslutsmöten: då behöver alla deltagare läsa in sig på underlaget och gnugga geniknölarna innan mötet, annars kommer mötestiden ätas upp av skumläsning, frågor och fundersamma blickar. Var tydlig med vilka förberedelser som varje person ska göra, när du skickar ut en mötesinbjudan, om du vill ha effektivare möten.

7. Starta i tid

Behöver knappast någon närmare förklaring: genom att hålla tider slipper du och kollegorna såväl sura miner som ineffektiv väntan.

8. Inled med målen och förväntningarna

När mötet börjar, påminn alla om mötets mål och vad deltagarna förväntas bidra med. Då blir det lättare för alla att hålla sig motiverade och fokuserade under mötet.

9. Mobil? Mejl? Mat? Skapa regler

Möten blir givetvis som mest effektiva om alla stänger av sina telefoner, lämnar inkorgarna åt sina öden och ger sina fulla uppmärksamhet till det som sägs. Men ibland går det inte att bara stänga av allt och man måste få göra undantag. Så förbjud inte, utan skapa hellre regler för allt det där runtomkring som riskerar att störa mötet. Sms, samtal, mejl och mat – ja, det viktiga är att ni pratar om det och minimerar avbrotten.

10. Se till att ledaren styr diskussionen

För att få ett så produktivt möte som möjligt behöver den som kallat till det också leda det. Genom att fördela ordet och styra diskussionen tillbaka till de bestämda ämnena, ser personen till att all kompetens tas tillvara och inte läggs på onödiga saker.

11. Kommunicera klart och tydligt

Ett möte där alla talar i tungor eller använder kryptiska gåtor är inte särskilt effektivt. Se till att du och kollegorna är tydliga med vem som tycker eller ska göra något, sålla i informationen ni ger varandra och var ärliga när det behövs.

Läs mer: Fattar alla tugget? 5 tips för bättre internkommunikation

12. Håll öppet kroppsspråk och låt alla delta

Något som verkligen bidrar till ett ineffektivt möte är aggressiva och dominerande deltagare, eftersom alla deltagare då inte får/vågar bidra. Se till att du och kollegorna håller öppet kroppsspråk, en vänlig ton och låter varandra komma till tals.

13. Notera – och lämna – sidospår som dyker upp

Det är nästan oundvikligt att andra frågor, som egentligen inte stod på agendan, dyker upp under ett möte. Det behöver inte vara irrelevanta eller dåliga saker, men för att ni ska hålla fokus är det en bra idé att inte diskutera dem vidare. Skriv istället ned dem och bestäm i slutet av mötet hur ni ska gå vidare med dem. Någon fråga kanske kräver ett eget möte, medan en annan kanske bara blir en kul diskussion i matsalen.

14. Sluta i tid

En nyckel till effektiva möten är att sluta i tid. Att “diskutera färdigt” trots att sluttiden passerat ger nämligen bara stressade och ofokuserade deltagare. De flesta har någon form av plan för tiden efteråt – från att skriva färdig en viktig rapport till att delta på ett annat möte eller hämta på förskolan – och att bli kvarhållen sänker både humör och produktivitet.

15. Skriv ned beslut och vem som ska göra vad

Avrunda varje möte med att, antingen i ett protokoll eller i en gemensam möteslogg, skriva ned 1) vad du och kollegorna kommit fram till under mötet, 2) vad som ska göras, och 3) vem som gör vad. På det sättet tydliggör ni inte bara mötets resultat och ökar motivationen, utan ser också till att inget faller mellan stolarna (eller snarare mötena!).

16. Avsluta med en kort utvärdering

Att ha effektiva möten är en konst i sig och kräver övning. Se därför till att avsluta varje möte med en kort utvärdering. Nådde du och kollegorna målet? Höll ni tiden? Bidrog alla deltagare på något sätt? Vad kan ni göra bättre nästa gång?

17. Följ upp med pepptalk

Motiverade medarbetare ger effektivare möten, så enkelt är det. Därför kan något så enkelt som ett “tack” och lite pepptalk i mejlkorgen efter ett möte ge en boost till produktiviteten! När alla ser framstegen som görs, känner sig delaktiga och får uppskattning för arbetet är det enklare att fokusera och driva uppgifter framåt nästa gång det är dags för möte.

18. Spara referensinformation

Efter ett möte bör alla deltagare gå igenom sina anteckningar. Till exempel för att sålla ut och spara det som är referensinformation (kanske rentav i CRM-systemet?). Gör du och kollegorna inte detta finns det risk att information måste upprepas igen och igen på möten… Och det är inte så effektivt, eller hur?


Allt du behöver. I ett system.

Lime CRM innehåller allt du behöver för en enklare vardag: kontakter, historik, att göra-uppgifter, ärendehantering, affärer och marknadsaktiviteter. Men det kan också göra så mycket mer.

Läs mer om Lime CRM


19. Fyll på “att göra”-listan

När du går igenom dina anteckningar (se punkt 18 ovan), plocka även ut de saker som just du skulle följa upp eller göra. Sätt upp på “att göra”-listan och beta av innan nästa möte, så är allt tipp-topp!

Nu, efter den här långa listan av tips, hoppas jag att du känner dig rustad för effektivare och bättre möten. Det gör i alla fall jag! Så kör hårt – och lycka till.