Använder ditt företag Excel för att lagra information och data? I så fall är sannolikheten stor att du och kollegorna ibland upplever det som kallas “Excel hell”. Och det är en mindre kul plats att vara på – här är sex tecken på att ni blivit lite för beroende av de gröna .xlsx-filerna.

1. Du vet inte hur många Excel-filer som finns

Om ditt företag bara använder Excel för att hantera kundinformation och annan data växer mängden .xlsx-filer till sig läskigt snabbt. Du och kollegorna har kanske en fil med alla nuvarande kunder, en med de som deltog vid ert senaste evenemang, en för prospekts som ska ringas och en för de som inte är intresserade (och därför INTE ska ringas). Och så vidare.

Ja, förmodligen finns det så många Excel-filer att du inte längre kan överblicka eller räkna dem. Något som är oerhört frustrerande och tillräckligt för att känna första graden i Excel-helvetet.


Vill du lägga din tid på viktigare saker?

Slipp frustrationen av att leta bland Excel-ark, handskrivna lappar och inkorgar – i Lime CRM filtrerar och söker du enkelt fram det du behöver. Så att du kan lägga din tid på viktigare saker.

Upptäck Lime CRM


2. Excel-listan du behöver ligger på någon annans dator

En sak som är värre än oräkneliga .xlsx-filer är oräkneliga .xlsx-filer utspridda på olika skrivbord. Det gör det inte bara svårare att överblicka dem, utan skapar framförallt en låsningseffekt: en fil blir “låst” hos den personen som har den på sitt skrivbord, vilket gör att andra kollegor måste be om att få tillgång till den.

Det må fungera relativt bra en vanlig dag – det tar ju bara några minuter att skicka filen om man vet var den är – men kan bli ett riktigt Excel hell om personen är sjuk eller ledig. För då kommer du plötsligt inte åt den där viktiga filen. Som du behöver. Typ nu.

Relaterat: Varför måste alla veta allt? 5 skäl att göra din information tillgänglig

3. Frågan “hur gör du [resultat] i Excel?” är vanlig

Oavsett om du hör den, eller själv ställer den, så kan förekomsten av frågan “hur gör du [resultat] i Excel?” vara ett tecken på att ditt företag är i Excel Hell.

Om den bara förekommer då och då är det sannolikt lugnt. Men om du och kollegorna diskuterar Excel-frågor vid var och varannan rast är det en rejäl varningsklocka, eftersom ni förmodligen försöker utföra uppgifter som egentligen ska göras i andra program.

4. Data försvinner = panik på kontoret

Att lagra kundinformation och data i ett program som inte är skapat för att spåra ändringar eller att ha flera användare, men som ändå används på det sättet, kommer så småningom leda till kaos.

Funktionerna finns visserligen i Excel, men är knappast optimala. Därför är det lätt hänt att information eller siffror försvinner och skapar panik på kontoret. Finns det en backup?! När hände det?! Och hur?! Ett litet misstag kan ge upphov till mycket ångest om Excel är det enda du och kollegorna förlitar er på.

5. Allt annat än att uppdatera känns svinjobbigt

Excel är skapat för att du ska mata in siffror och räkna på dem. Att skapa medlemsregister, kundlistor och liknande är programmet däremot mindre bra på. Visst kan du mata in alla kontaktuppgifter och sedan uppdatera dem för att ha en aktuell lista. Men vad spelar det för roll om du inte kan göra något med informationen? Om varje uppgift förutom att just uppdatera informationen är krånglig och jobbig?

Att mejla och bjuda in några kunder till ett evenemang ska till exempel inte vara ett omfattande projekt av “copy paste”… Det är Excel hell.

6. Du får aldrig all information du behöver

Eftersom du själv behöver mata in den aktuella informationen och datan i enskilda Excel-filer ger de en bild över vad som har hänt – inte vad som är på gång just nu i ditt företag. Det är inget fel i sig, men utan andra system blir det ett evigt jagande på ”de senaste siffrorna”.

Går försäljningen enligt budget? Hur många har anmält sig till evenemanget hittills? Försöker du och kollegorna hantera sådana frågor med Excel känner ni gnistorna från elden när ni hela tiden måste dubbelkolla att .xlsx-filen är uppdaterad.

Känner du igen dig? Att ett företags beroende av Excel går överstyr och blir något av ett helvete är inte ovanligt, så oroa dig inte. För det finns givetvis en lösning på problemet och det är att skaffa anpassade system för de olika uppgifterna. Till exempel genom att använda ett CRM-system för kundvården och försäljningen. Det hjälper dig och kollegorna att få en bättre vardag, jag lovar. Och ni slipper helt klart Excel hell.