Är din inkorg ett rent virrvarr av konversationer? Har du svårt att hitta de mejl du behöver? Lugn. Det går att bli tygla kaoset i fyra steg.

En välorganiserad inkorg är en dröm för många företagare. Tänk vad lätt det hade varit att hitta information och uppgifter! Det hade inte bara sparat dig mental energi, utan också massa värdefull tid.

Men hur tar du kontrollen och blir kung över din mejl egentligen? Det finns så klart ingen superenkel lösning (då hade ju alla haft en organiserad inkorg), utan det tar lite tid. Så sätt dig ner och följ de enkla stegen nedan – timmarna det tar kommer du få tillbaka senare!

  1. Släng. Släng. Och släng lite till.

För att kunna skapa ordning i kaoset behöver du första rensa inkorgen från allt som inte ska vara där. Släng alla mejl du inte behöver längre och avprenumera på nyhetsbrev du ändå inte läser. Gallra ordentligt och ignorerar tankar som “detta kan vara bra att ha…”. Du kommer sannolikt inte behöva de mejlen.

  1. Skapa mappar och organisera

När du rensat ut alla inaktuella mejl är det dags att börja strukturera upp din inkorg. Titta på de mejlen du har kvar och skapa mappar utifrån dem. Du kan till exempel organisera utifrån kunder (varje kund får en egen mapp), ärendetyp (såsom “evenemang”, “möten” och “information”) eller prioritet (“idag”, “denna vecka” och “denna månad”). Det viktiga är att du skapar ett system som kan funka i din vardag! Sedan är det bara att sortera in dina mejl.

  1. Bestäm ett VAD, NÄR och HUR för ditt mejlande

Gött jobbat! Nu har du en aktuell och organiserad inkorg med mappar. Skönt, eller hur? Men för att den ska fortsätta vara lika fin framöver behöver du sätta upp lite regler och nya rutiner kring ditt mejlande.

  • VAD ska du mejla om?
    Mejl må vara ett smidigt sätt att kommunicera, men det betyder inte att du ska ha allt i din inkorg. Gemensamma “att göra”-listor och brådskande ärenden är två exempel på saker som du ska undvika att mejla om. Listorna lämpar sig bättre i något projektverktyg eller i ett CRM-system och de brådskande ärendena avhandlas snabbast på telefon.
  • NÄR ska du skicka och svara på mejl?
    Varje gång vi människor blir distraherade under en arbetsdag så förlorar vi fokus och tid. Forskarna kallar det “switch-cost” och fenomenet innebär att det kan ta 15 till 25 minuter för hjärnan att återgå till det som den höll på med innan den blev avbruten. Att kolla mejlen stup i kvarten är därmed en mindre bra idé. Se istället till att ha speciella tider för att skicka ut och svara på mejl. Då har du full koncentration på det du gör, vilket borde leda till bättre skrivna mejl, färre onödiga konversationer och mer struktur i inkorgen.
  • HUR ska dina mejl se ut?
    Apropå bättre skrivna mejl – se till att du alltid använder ämnesraden maximalt när du mejlar. Ämnesrader som är tomma eller som innehåller intetsägande fraser (“hej”, “en sak” och “update” är några exempel) är supersvåra att få överblick över och att sortera in i rätt mappar. Skriv konkreta och tydliga ämnesrader istället. Försök även att arbeta med genomtänkta dispositioner i dina mejl och att alltid läsa igenom vad du skrivit innan du skickar. Det kommer du spara många mejl (och timmar) på senare.
  1. Följ dina regler och sortera kontinuerligt

Med en aktuell, organiserad inkorg och definierade rutiner för ditt mejlande är det slutligen dags för själva implementeringen. Följ dina uppsatta regler och se till att kontinuerligt sortera in nya mejl i mapparna. Om du ändå får oordning och inte hittar det du ska i inkorgen – revidera strukturen och se över mapparna igen.

Visst var det enkelt att bli kung över sin egen mejl? Det handlar bara om att skapa en ordentlig grund och sedan arbeta strukturerat, för att spara tid i det långa loppet. Lycka till!