Det finns nog ingen som inte vill få mer gjort under arbetsdagen. Men ibland kan man behöva en spark där bak och bli påmind om hur man faktiskt når dit. Känner du igen dig? Gött, då kommer du gilla dessa fem tips och råd för hur du blir mer produktiv på jobbet.

“Ät alltid frukost” och “träna innan jobbet” är två klassiska tips för att bli mer produktiv under arbetsdagen. Och vi kan nog ganska lugnt konstatera att de fungerar. Samtidigt vet både du och jag att de här tipsen kan vara svåra att ta till sig. Dessutom kräver de att man investerar en del av sin fritid.

Så vad kan du de facto göra jobbet för att bli mer produktiv? Här är fem metoder:

1. Säg “nej” oftare

Säger du ja till (typ) allt kommer du inte bara bli stressad, utan du kommer också få massa onödiga uppgifter på halsen som egentligen inte ger särskilt mycket resultat. Och det låter ganska oproduktivt, tycker du inte?

Men det kan vara lättare sagt än gjort att säga nej när någon ber om en tjänst. För att hålla fokus kan du tänka på 80/20-regeln (som kan appliceras på mer än kundvård) och att cirka 80 procent av det du gör står för 20 procent av resultatet… Det gäller att prioritera de där 20 procenten som står för 80 procent av resultatet istället! Säg nej till uppgifter som ger inget eller små resultat med gott samvete.

Tips! Det är också lättare att säga nej om du kan se att kalendern och “att göra”-listan faktiskt är fulla… Så planera din tid i något system eller verktyg som ger dig överblick!

2. Automatisera återkommande uppgifter

Att göra samma sak, om och om igen, är i många fall en enorm tidstjuv och helt poänglöst. Givetvis inte för de som jobbar inom exempelvis vård och skola, men ganska ofta för dig som sitter på ett kontor. Så om du har några uppgifter som du gör regelbundet kan du vinna mycket på att automatisera dem.

Psst…Kolla in Zapier! Det är ett verktyg som kan automatisera det mesta. Och om något inte kan automatiseras, så kan det förmodligen effektiviseras: 

19 tips för effektivare möten på tipp-topp-nivå
Mejlreglerna som du och kollegorna borde införa – bums!

3. Börja med en snabb uppgift…

Visst är det en härlig känsla att kunna “checka av” en uppgift man precis gjort färdigt? Och motiverande? Ta tillvara på det! Börja varje dag med en liten, enkel uppgift som du snabbt kan klara av – det startar en positiv spiral och gör dig i många fall mer produktiv under resten av dagen. Heja!

4… och fortsätt med det som är viktigt OCH bråttom

Efter den där första, snabba boosten (punkt 3) är det dags att börja med de uppgifter som är högst upp på “att göra”-listan. Och det är givetvis de som är både viktiga och bråttom. De uppgifter som är viktiga, men inte bråttom, planerar du in till senare och de som är bråttom, men inte särskilt viktiga för dig, delegerar du till andra. Allt á la Eisenhowers fyra prioriteringsrutor (som så klart inte bara gäller säljaktiviteter, utan alla typer av uppgifter)!

5. Testa Pomodoro-tekniken (eller bara ta en paus då och då)

Pomodoro-tekniken utvecklades av Francesco Cirilio, en italiensk universitetsstudent, på 1980-talet. Och tekniken bygger helt enkelt på att du jobbar i 25-minuters intervaller med hjälp av en tomatformad äggklocka (eller varför inte en Pomodoro-tillägg till Chrome?).

Det du ska göra är att: 1) Sätta dig med en uppgift, 2) Ställ alarmet på 25 minuter, 3) Jobba med uppgiften tills tiden är ute, 4) Pausa i fem minuter (din första pomodoro är avklarad!), och 5) Upprepa de fyra första stegen tre gånger till och ta sedan en längre paus på 15 minuter. Effekten? Enligt grundaren Cirilio blir du ungefär tre gånger så mer effektiv. Värt att prova kanske? Och även om de exakta reglerna inte skulle funka för dig är det inte så dumt att ta en paus då och då ändå.

Tipsen ovan är inga konstigheter – du vet förmodligen redan att de här sakerna är smarta att göra. Men ibland behöver man påminnas om det man redan vet. Och jag hoppas att 80/20-regeln, Zapier, “boost-uppgiften”, Eisenhowers fyra rutor och Pomodoro-tekniken kan ge en liten extra spark där bak. Kör hårt!