Rapporter, rapporter, rapporter … Ja, ibland känns det som att man drunknar i dem. Åtminstone om det är dåliga rapporter. Lyckligtvis är det enkelt åtgärdat med ett CRM-system – så våga ställ lite krav på dina medarbetare!

Med ett CRM-system är det superenkelt att ta fram olika typer av rapporter. Med Lime CRM kan du t.ex. göra aktivitetsuppföljning per säljare och sammanställning av affärer (läs mer om detta i “Simsalabim! Sätt ihop en rapport automagiskt i Lime CRM”). Med andra ord har dina medarbetare inga ursäkter till att leverera “dåliga” rapporter.

Men för att ni alla ska vara på samma sida kan det ändå vara bra att formulera i ord vilka kriterier varje rapport ska uppfylla. Så slipper det bli onödiga missförstånd!

Tre kriterier för en bra rapport

Givetvis skiljer det sig åt vad som är en “bra rapport”. Jag menar, en rapport över det senaste årets affärer kan inte ha exakt samma format som en sammanställning av månadens säljaktiviteter, eller hur? Men samtidigt skulle jag vilja säga att det finns några kriterier som en bra rapport alltid uppfyller, nämligen:

  1. Enkel och relevant

Ett av de största misstagen dina medarbetare kan göra i en rapport är att ha med onödig fakta. Ska ni utvärdera er nya strategi för missnöjda kunder? Då spelar det ingen roll hur många nya affärer ni vann förra månaden eller att de nöjda kunderna blivit ännu nöjdare – rapporten ska fokusera på kundtjänstärenden.

Har genomsnittstiden för ett ärende kortats ned? Är de som varit i kontakt med kundtjänsten nöjdare nu än tidigare? Det är några av sakerna en sådan rapport kan svara på. För genom att bara ta upp det som är relevant blir den också enklare att förstå. Och det är en sådan rapport du vill ha på skrivbordet eller i mejlkorgen, eller hur? Så bestäm gemensamt med dina medarbetare vilka parametrar olika rapporter ska innehålla, åtminstone om de är återkommande. Det sparar ni alla en massa tid på i längden!

  1. Visuell och överskådlig

En rapport innehåller nästan alltid några typer av siffror. Och oavsett om du är en siffernörd eller inte så tror jag vi kan komma överens om att siffror inbakade i en text inte är en bra grej. Det blir så rörigt! Tacka vet jag tabeller och diagram: de är snygga, enkla att förstå och lätta att överblicka. Dessutom behöver dina medarbetare inte sitta i Excel och peta för att få fram dem – i Lime CRM är det bara att välja data och vips blir det till en snygg rapport.

  1. Regelbunden

Anledningen till att överhuvudtaget syssla med rapporter är för att kunna utvärdera saker och att kunna planera för framtiden. Och i ett företag finns det många saker att utvärdera. Hela tiden. Och förmodligen är det inte bara enskilda, kortsiktiga projekt som ditt företag gör rapporter för – ni utvärderar säkert också er vardag och den löpande verksamheten. Frågan är hur ofta?

Om en rapport ändras i upplägg från gång till gång och kommer i oregelbundna intervaller blir de ingen rolig läsning. För hur ska du kunna jämföra resultat över tid då? Nej, en bra rapport kommer regelbundet och innehåller samma typ av data av varje gång. Och med påminnelser i CRM-systemet blir det enkelt för dina medarbetare att komma ihåg när det är rapporteringsdag!

Att ställa lite krav på rapporterna som dina medarbetare levererar är inget konstigt. Särskilt inte när de är så enkla att ta fram. Så var tydlig och be om enkla, visuella och regelbundna rapporter – det kommer både du och medarbetarna att spara tid och energi på.

P.S. För att få ut bra rapporter behöver du och medarbetarna så klart ha bra data att sammanställa. Ett första steg mot bättre rapporter kan därför vara att öka användandet i ert CRM-system.