Mejlande hit, mejlande dit. Tycker du och kollegorna att de där elektroniska meddelandena äter upp arbetstiden? Inför i så fall era egna mejlregler för att få en effektivare vardag!

Om din mejlkorg känns som ett svart hål kan det bero på flera saker. En orsak kan vara att den saknar struktur och är ett virrvarr av konversationer, vilket gör att du ägnar massvis av tid åt att leta efter information. Eller så äts din tid upp av själva mejlandet istället – oändliga mejl fram och tillbaka som är onödigt luddiga och ibland helt onödiga.

Känner du igen dig i scenario två är det kanske läge att ta upp saken med kollegorna och införa några väl valda mejlregler. Spana till exempel in våra fem tips för bättre internkommunikation (de gäller även till viss del mejl) och råden nedan:

1. Kort ska det vara. Och bara ett ämne.

Det här är en ganska tjatig regel som du säkert har hört innan, men det gör den inte mindre sann: Skriv kortfattat och håll dig till ett ämne. På det sättet gör du och kollegorna det enklare och tydligare för varandra att förstå vad som är frågan/uppgiften, vilket i sin tur gör att ni exempelvis slipper skriva extramejl för att förtydliga vad ni egentligen vill få fram.

2. Sätt speciella mejltider och rimliga deadlines

Mejl är ingen “akut-kanal” där man kan förvänta sig svar samma dag, även om vi lätt tror det. Varken du, jag eller våra kollegor har ju betalt för att vakta våra inkorgar? Så se till att inte kolla mejlen stup i kvarten för att undvika för många “switch-costs” och att ge varandra rimliga “deadlines” för att svara. Att skicka iväg ett mejl för att en timme senare ringa upp och fråga om personen fått det är till exempel inte särskilt effektivt. Ring från början istället!

3. Undvik helst “svara alla” och att CC:a

För att bespara varandra onödiga mejl, se till att du och kollegorna inte väljer “svara alla” eller att CC:a varandra. Varför? Båda skapar i de flesta fall onödig trafik. Personer som skickar ut massmejl har exempelvis mandat för det (förhoppningsvis!) och gör därmed bäst i att hantera svaren på egen hand. Och när det gäller kopior så kan Michael Alphov kanske ge dig och kollegorna en tankeställare:

“Jag brukar fråga hur folk gjorde innan mailen fanns. Kopierade du upp en massa extra kopior av din information, la dessa i kuvert och skickade till personer som kanske behövde få informationen? Svaret jag får av de flesta är nej, så mitt råd är att sluta skicka en massa onödiga cc/kopia mail internt i organisationen.”

4. Skriv tydliga ämnesrader och använd rubriker

Har du någon gång fått mejl med tomma eller intetsägande ämnesrader (à la “hej”, “en sak” eller “info”) ? Jag skulle gissa att svaret är ett tveklöst JA. Men den typen av ämnesrader underlättar knappast en snabb och effektiv mejlhantering! Så sätt en gemensam regel med kollegorna om att vara så konkreta som möjligt även här (och inte bara i själva mejlet!). Använd också gärna liknande rubriker i själva mejlet, om det blir modell längre.

5. Gå rakt på sak – ge bakgrund senare

För många känns det naturligt att börja med en kort bakgrund eller förklaring i mejlet, innan man kommer till frågan som ska besvaras eller uppgiften som ska göras. Men lika naturligt är det för mottagarens uppmärksamhet att avta efter hand som han eller hon läser. Därför ger till exempel Produktivitetsbloggen rådet att kommunicera “åtgärderna” först, innan eventuell bakgrund eller förklaring.

“Genom att vända på ordningen och först presentera åtgärderna säkerställer jag att de får störst fokus och förhoppningsvis bemöts omgående. Om de skulle råka vara otydliga finns förklaringen sammanfattat längre ner i e-brevet.”

Klart som korvspad, eller hur?

6. Numrera eller fetmarkera för extra tydlighet

Slutligen så kan det vara bra att du och kollegorna antingen numrerar eller fetmarkerar era frågor och uppgifter, för att minska risken att ni missar något viktigt (och därmed att ni behöver skicka femtioelva påminnelse-mejl senare…). Kanske inte direkt en “regel” som sådan, men ett användbart knep som ökar tydligheten i era mejl ännu mer.

Kör hårt! Och kom ihåg – den som inte följer reglerna får bjuda på trefika 😉

Det finns inga kommentarer ännu, kanske kan du skriva den första?