Funderar ditt företag på att börja jobba med CRM? Eller ska ni bara ta ett omtag? Oavsett är det viktigt att systemet implementeras och används ÖVERALLT för att det ska ge resultat. Så här kommer några råd på vägen!

1. Sträva mot att ALLA ska använda det

Första steget mot att implementera ett CRM-system i ditt företag är att sätta ett mål. Eller det kanske inte är ett mål egentligen, utan mer en grundbult som är värd att förtydliga och hålla fast i. Och det är att ALLA medarbetare ska använda systemet. Varför? Jo, annars kommer ni inte nå de mål som ni från första början ville att CRM-systemet skulle hjälpa er med.

För om inte alla jobbar i samma system, så får ni inte 360-graders vy på varje kund och informationen är inte den senaste. Och då blir det svårt att ge ett snyggt och professionellt bemötande till varje kund. Vilket grumlar drömmarna om att bli en kundmagnet – och det är ju hela poängen med att jobba med CRM! Så sträva efter att alla ska använda CRM-systemet, för då blir resultatet bästa möjliga och ni får en hög ROI på er investering

2. Sätt samman en grym projektgrupp

Den första konkreta saken du och kollegorna kan göra för att införliva CRM-systemet i hela företaget är att sätta samman en grym projektgrupp. Genom att inkludera minst en medarbetare från varje avdelning ser ni till exempel till att alla användargrupper får ge sitt perspektiv på saker och ting, vilket underlättar införandet och ökar engagemanget.

Läs mer om hur du sätter ihop “the dream team” här!

3. Integrera varje avdelnings uppgifter i systemet

När projektgruppen är på plats börjar det praktiska arbetet med att implementera CRM-systemet hos varje avdelning. Detta är en stor puck och det är viktigt att utgå från varje avdelnings vardag för att det ska bli lyckat. Ta de uppgifter som finns och “lägg in dem” i systemet.

För att visa några typiska uppgifter som varje avdelning kan jobba med i ett CRM-system, tänkte jag använda oss själva som exempel och hur vi jobbar med Lime CRM:

  • Säljavdelningen använder Lime CRM för att arbeta med sina affärer och hålla koll på såväl aktiviteter som åtaganden gentemot kunder. De har till exempel sina säljpipes i systemet och jobbar mycket utifrån kundkontakter, historik, “att göra”, dokument och affärsmöjligheter som finns kopplade till varje affär. Säljchefen har givetvis den övergripande kollen och följer exempelvis upp aktiviteter, gör prognoser och analyserar affärer.
  • Kundsupport, både first line och second line, jobbar givetvis mest med ärenden och ärendehanteringsstöd i Lime CRM. De använder exempelvis systemet för att hitta information om tidigare ärenden och om hur de kopplar upp sig “remote” till en viss kund, eftersom alla kunder har olika säkerhet.
  • IT-avdelningen sitter också mycket med ärenden, men av den interna typen. De får till exempel in ärenden som “jag har tappat min iPhone och behöver beställa en ny” och “jag har problem, jag behöver åtkomst till X och Y” i Lime CRM. Där sköter de bland annat beställningar av hårdvaror, behörighetsrelaterade frågor och nätverksfrågor.
  • Konsulterna använder framförallt Lime CRM för att planera sin tid i beläggningsprognoser och logga sin tid mot olika kunder. Men de kan, precis som kundsupporten, behöva kolla ärenden och koppla upp sig remote mot en kund. Då använder de systemet för att leta fram historik och den säkerhetsinformation som behövs. De använder också systemet till bland annat kunddokumentation och manualer. Konsultcheferna har naturligtvis ett övergripande ansvar och följer upp nedlagd tid mot kunder, prognostiserar och har överblick över bemanningen.
  • Marknadsavdelningen jobbar mycket med utskick, som de tar fram i Lime CRM. De gör en sökning för att hitta alla kunder som uppfyller vissa kriterier (exempelvis kundtyp och ett visst geografiskt område) som de sedan gör utskick till. Marknad jobbar också mycket med vår leadshantering i Lime CRM, där de lägger upp nya inkommande leads, från våra digitala kanaler, till sälj som de kan bearbeta.
  • Ekonomi är förmodligen den avdelning som använder Lime CRM minst, eftersom det (trots allt) inte är ett faktureringssystem. Men vi har en integration till vårt affärssystem och vid varje månadsslut gör ekonomiavdelningen fakturering och bokföring på det som loggats i systemet. Så Lime CRM står för underlaget, men ekonomi sköter de flesta av sina uppgifter i affärssystemet. Samma sak gäller för prognostisering och budgetering: underlagen finns i mångt och mycket Lime CRM!

Sen finns det givetvis uppgifter som i princip alla gör i Lime CRM, oavsett vilken avdelning de jobbar på. Till exempel att söka fram kontaktinformation till företag och deras kontaktpersoner, när man ska ringa någon eller behöver en adress. Och att fylla på historiknoteringar tillhör naturligtvis de dagliga uppgifterna.

Men blir det inte kaos om alla är i samma system…?

Nu kanske du är orolig för att det kommer vara väldigt rörigt i ett CRM-system som ALLA jobbar i. Men oroa dig inte! Beroende på vilken avdelning eller användargrupp en person tillhör så är Lime CRM anpassat efter hans eller hennes uppgifter. En konsult ser  sin beläggning, sina timmar och kommande projekt vid inloggning. Men bl.a. säljpipe och marknadsaktiviteter är “gömt”, eftersom det inte är särskilt intressant för en konsult. Med det sagt har de flesta behörighet till det mesta och en konsult kan ta fram säljobjekt om han eller hon skulle vilja det, så klart.

Vill du ha fler tips på hur du lyckas med ditt företags CRM-projekt? Eller få råd för hur du lyfter användandet i ditt system? Kolla då in våra härligt snygga och matnyttiga posters (som givetvis är gratis!).

Det finns inga kommentarer ännu, kanske kan du skriva den första?