Att vara chef kan vara lite klurigt: du ska delegera uppgifter till andra, men samtidigt ta ansvar för arbetet. Och då är det väl inte så konstigt om man vill ha lite koll på vad som händer? Men det är inte heller särskilt kul att framstå som värsta snokaren. Så hittar du rätt balans!

Det ingår alltid en viss portion ansvar i rollen som chef. Men ibland går det överstyr och du kan behöva lägga band på dig själv, och lita på att det kommer hända, även om du inte är inblandad. Det är dock lättare sagt än gjort, men här kommer några tips som kan hjälpa dig på vägen:

Bestäm dig för vad du ska peta i och inte

När saker och ting dyker upp i mejlkorgen eller på skrivbordet är det ofta svårt att hålla fingrarna i styr. Du tycker att allt är viktigt och vill ju se till att allt blir så bra som möjligt! Och det är verkligen inget negativt. Men för att inte hamna i en tids- och energislukande cirkel gör du bäst i att en gång för alla bestämma dig för vad som är dina uppgifter och vad som inte är det.

Fråga dig själv om du måste kontrollera alla detaljer? Radavståndet i en offert eller rapport som en medarbetare ska skicka till kund må vara viktigt, men det är sannolikt inget du borde syssla med. Dels eftersom det är irriterande (vilken medarbetare gillar en chef med kontrollbehov?), dels eftersom det tar tid från viktigare saker, såsom kundmöten och samtal med medarbetarna. Så skippa småpillandet – det blir både du och medarbetarna glada av.

Gör det till en vana att utvärdera

Ett annat knep för att inte hamna i kontrollfällan är att göra utvärderingen till en vana. Låt oss säga att du t.ex. vill hålla koll på ett specifikt kundprojekt och hur det går. Istället för att fråga om en statusuppdatering så fort du kommer att tänka på projektet kan du bestämma en särskild veckodag för det. Kanske tisdagar blir din “kolla läget”-dag för projekt X?

Fördelen med detta är att du får in en rutin och kan sålla bort onödiga “kontroller”. Notera bara den där frågan som dyker upp i huvudet (“Vilket underlag har egentligen getts till kund Y?”) och spara den till nästa tisdag. Då inser du vilka frågor som bara är impulser och vilka som är tillräckligt viktiga för att spara. Och därmed vilka saker som du faktiskt behöver veta!

Hitta kryphål och lufta din inre kontrollnisse

Ibland går det inte att stå emot – du bara måste kolla upp en sak, fastän du kanske inte borde. När detta händer, tycker jag att du borde stanna upp och titta inåt. Beror ditt behov att ständigt ha koll på att du har svårt att släppa kontrollen eller handlar det om att du inte litar på dina anställda? Om det senare är fallet, bör du naturligtvis ta ett samtal med den anställde för att reda ut varför det inte känns bra. Öppenhet och förtroende mellan anställda och chefer kräver en sund företagskultur och min förhoppning är att ett CRM-system ska fungera som ett sätt att dela information inom organisationen och inte användas som ett övervakningsverktyg.  

Psst! Har ditt företag inget CRM-system ännu? Missa inte vår introduktionsguide “Lyckas med CRM” – allt du behöver veta om CRM samlat i en enda smidig PDF! Givetvis gratis.

Vilka möten har skett i veckan? Varför är kund Y inte i hamn ännu? Det mesta finns i CRM-systemet, så släpp kontrollen och använd istället all underbar data för att få struktur i arbetet, samtidigt som du hjälper dina anställda nå bättre resultat! Grymt va?

Gränsen mellan frihet, ansvar och kontrollbehov är hårfin ibland. Men genom att definiera dina uppgifter, informerar dina anställda om vad du gör och hur ni mäter framgång, så kan du begränsa ditt behov av övervakning. Lita på dina anställda och släpp tanken på att du måste kontrollera allt – det gynnar både dig och dina anställda.